Bisher musste die AU durch Arbeitnehmer sowohl beim Arbeitgeber als auch bei der Krankenversicherung in Papierform dokumentiert werden. Die Abgabefrist für den Nachweis lag bei drei Tagen für den Arbeitgeber und bei einer Woche für die Krankenversicherung. Bei gesetzlich Versicherten übernahm aber der Arzt in der Regel die Übersendung der Daten an die Krankenversicherung. Insgesamt gab es bis zu vier Papierausdrucke: einen für den Arbeitgeber, einen für die Krankenkasse, einen für den Arzt und einen für den Patienten/Arbeitnehmer selbst.
Der neue Ablauf sieht die elektronische Meldung der Arbeitsunfähigkeit eines Patienten von Ärzten an den zuständige Krankenversicherer vor. Anschließend wird der Arbeitgeber persönlich vom Arbeitnehmer darüber informiert – allerdings ohne die AU in Papierform. Auf diese Daten greift der Arbeitgeber nun über die Krankenkasse zu. Er erhält Informationen über:
Viele Ärzte übertragen schon seit Januar 2022 die Daten elektronisch an den Krankenversicherer. Allerdings mussten sie in der Übergangsphase noch immer eine Papierbescheinigung für den Patienten erstellen, welche dieser dann an den Arbeitgeber übermittelte.
Der geringere administrative Aufwand ist vor allem für die Arbeitnehmer eine Entlastung. Dennoch müssen sie die Arbeitsunfähigkeit nach wie vor durch einen Arzt dokumentieren lassen und den Arbeitgeber rechtzeitig über die Krankschreibung informieren. Allerdings muss die AU nicht mehr binnen der ersten drei Tage durch den Arbeitnehmer vorgelegt werden, wie das bislang der Fall war. Stattdessen ist der Arbeitgeber in der Pflicht, die Daten über die Krankenkassen selbst abzurufen.
Unternehmen stehen damit überwiegend vor einer Umstellung. Sie müssen die AU-Daten aktiv erfassen und in die Fehlzeiterfassung integrieren. Dazu kann eine entsprechende Anpassung im firmeninternen System notwendig werden.
Grundsätzlich gilt das Verfahren bei allen Beschäftigten, also auch bei Minijobbern. Lediglich Minijobs in Privathaushalten sind außen vor. Zudem werden privat Krankenversicherte ebenso ausgeklammert wie Beschäftigte, deren AU-Feststellung durch einen Arzt erfolgt, welcher nicht Teil der vertragsärztlichen Versorgung ist.
Das Recht auf die Ausstellung einer Papierbescheinigung der Arbeitsunfähigkeit besteht für Arbeitnehmer weiterhin. Damit haben sie einen Beweis, falls die elektronische Datenübermittlung einmal fehlschlägt.
Mit der eAU wird die Information über die Arbeitsunfähigkeit papierlos übermittelt. Das elektronische Verfahren vereinfacht den Prozess für Arbeitnehmer und ist ab 2023 für die Arbeitgeber Pflicht. Viele Ärzte, Krankenkassen und Firmen nutzen aber schon jetzt die Übergangsphase für die einfachere Umstellung.
